AI에 넣지 말아야 할 정보 10가지 — 회사·가게 기준

"민감한 건 조심하자"로는 부족한 이유

AI를 쓸 때 가장 위험한 순간은 도구를 늦게 도입할 때가 아니라, 어떤 정보는 아예 넣지 않아야 하는지 합의 없이 시작할 때다. 많은 팀이 "민감한 건 조심하자" 수준에서 멈추는데, 실무에서는 이 문장이 너무 모호하다. 누군가는 회의록을 넣고, 누군가는 고객 문의 기록을 넣고, 누군가는 계약서 전문을 넣는다. 그 순간부터 판단이 사람마다 달라지고, 위험은 팀 전체로 번진다.

넣지 말아야 할 이유도 하나가 아니다. 최소한 네 가지를 구분해야 한다.

• 개인정보: 사람을 특정할 수 있는 정보. 법으로 처리 방식이 정해져 있다.
• 영업비밀: 새어 나가면 협상력과 매출에 직접 손해가 나는 자료.
• 계약상 비밀유지 대상: 우리가 남과 약속해서 지켜야 하는 정보. 위반하면 책임이 따른다.
• 저작권 있는 자료: 남이 만든 콘텐츠. 이용 조건과 라이선스에 따라 허용 범위가 달라진다.

아래 10가지는 이 네 가지 위험 중 하나 이상에 걸리는 자료다.

1. 고객·회원 실명과 연락처

이름, 전화번호, 주소, 이메일, 주민등록번호, 계좌번호처럼 개인을 특정할 수 있는 정보는 가장 먼저 금지선에 넣는다. 고객 명단 엑셀을 그대로 붙여넣고 "정리해줘"라고 하기 쉬운 자료이므로 더 조심해야 한다. 요약본조차 신중해야 하고, 원문 입력은 기본적으로 피한다.

2. 상담·문의·진료 기록 원문

건강 상태, 가정사, 경제 사정, 분쟁 내용처럼 깊은 맥락이 들어 있는 기록은 단순 연락처보다 더 높은 경계가 필요하다. 실명만 지운다고 안전해지지도 않는다. 서술 자체만으로 누구인지 짐작될 수 있고, 그 맥락이 밖으로 새면 되돌리기 어려운 문제가 되기 쉽다. 특히 이용자가 적은 동네 가게나 소규모 커뮤니티에서는 나이와 지역만으로도 특정된다.

3. 거래처·회원 상세 정보

거래처 담당자 이름과 연락처, 거래 이력, 단가, 상담 메모, 관계 정보는 입력 금지에 가깝게 본다. 개인정보이면서 동시에 영업비밀인 경우가 많기 때문이다. 초안이 필요하면 특정 상대를 지목하지 않는 패턴 수준에서만 다룬다.

4. 계약서, 협약서, 발주서 원문

계약 상대 정보, 금액 조건, 비밀유지 조항, 책임 범위가 들어 있는 문서는 원문 입력을 피한다. "검토만 해달라"는 유혹이 크지만, 계약 문서는 표현 하나가 책임과 비용을 바꾼다. 계약서 자체에 내용을 외부에 공개하지 않겠다는 조항이 들어 있는 경우도 많으니, 우리 계약서에 그런 조항이 있는지부터 확인한다. 꼭 필요하면 핵심 조항을 사람이 직접 요약하고, 그 요약본을 기준으로 질문한다.

5. 미공개 예산안과 급여 세부 내역

공개 전의 예산 계획, 급여표, 내부 배분 기준, 원가·단가표는 팀 안에서도 접근을 제한하는 자료다. 조직의 판단과 협상력이 그대로 담겨 있다. 요약이 필요하면 총액 구조만 사람이 다시 적어 넣는 편이 낫다.

6. 인사 평가, 면접 메모, 징계 기록

평가 메모, 면접 의견, 징계 기록은 사람의 경력과 평판에 직접 영향을 준다. AI로 정리하고 싶은 유혹이 크지만, 판단 책임과 차별 위험이 함께 커진다. 이런 문서는 초안 정리보다 접근 통제와 기록 관리가 먼저다.

7. 남이 만든 자료의 전문

보고서 PDF 전문, 기사 전문, 유료 교육 자료, 책 한 챕터를 통째로 넣는 것은 사안에 따라 문제가 된다. 다만 "모든 외부 자료 전문은 무조건 금지"는 정확한 기준이 아니다. 허용 여부는 자료의 라이선스, 이용 목적, 우리가 맺은 계약, 그리고 쓰고 있는 AI 서비스의 이용약관에 따라 달라진다.

실무 기준은 이렇게 잡으면 된다. 자료에 이용 조건이 명시돼 있으면 그것을 먼저 확인하고, 확인이 안 되면 전문 대신 사람이 추린 핵심 메모로 대체한다. 회사 정책이 따로 있다면 그것이 우선이다.

8. 공개 전 보도자료와 발표 초안

아직 공개하지 않은 캠페인 메시지, 보도자료, 행사 발표문, 파트너 공지문은 타이밍 자체가 정보다. 신제품 발표 날짜나 협업 상대가 미리 새어 나가면 되돌릴 방법이 없다. 초안 생성이 필요하면 민감한 숫자와 고유명사를 지우고 구조만 잡는다.

9. 외부로 나가기 직전의 메시지 원문

고객 안내, 언론 대응, 관공서 제출 메일처럼 밖의 신뢰에 직접 닿는 메시지는 초안 작성까지는 괜찮아도, 원문을 넣고 수정 없이 그대로 보내는 흐름은 피해야 한다. 자동 발송과 결합되면 작은 오류가 곧바로 대외 사고가 된다. 외부 발송은 사람 검토 후 실행이 기본이다.

10. 결정을 대신 맡기기 위한 입력

누구를 뽑을지, 누구와 계약할지, 누구를 우선 지원할지 같은 판단을 그대로 넘기기 위한 입력도 금지선에 가깝다. AI는 재료를 정리하는 데까지가 안전하다. 이런 영역에서는 정리보다 기준표와 승인 구조가 먼저다.

넣기 전에 익명화하는 법

금지선을 정해도 실무는 남는다. 상담 메모를 정리해야 하고, 사례를 요약해야 한다. 이럴 때는 개인을 지우고 구조만 남기면 된다. 순서는 네 단계다.

1. 이름 → 성별과 연령대로. 예: "30대 남성 B"
2. 주소 → 지역 유형으로. 예: "농촌 거주", "도심 외곽"
3. 구체적 금액 → 범위로. 예: "월 소득 100만 원 미만"
4. 관계자 이름 → 역할로. 예: "담당 상담사", "거래처 담당자"

그리고 반드시 마지막 확인을 한다. 익명화한 텍스트만 보고 내가 이 사람을 특정할 수 있는가. 특정할 수 있다면 아직 덜 지운 것이다. 이 자가 점검이 익명화의 실제 기준이다. 규모가 작은 지역이나 업종에서는 나이·성별·상황 조합만으로도 특정되므로 한 단계 더 지워야 할 때가 많다.

팀 문서에 적을 네 줄

1. 사람을 특정하는 정보 원문 금지
2. 계약·예산·인사 문서 원문 금지
3. 남이 만든 자료는 이용 조건 확인 후 판단, 확인 안 되면 요약 메모로 대체
4. 외부 발송은 사람 승인 후 실행

그 다음에 한 줄을 붙이면 된다. "예외적으로 허용할 때는 누가 승인하는가."

AI 도입에서 가장 안정적인 팀은 도구를 가장 많이 쓰는 팀이 아니라, 무엇을 넣지 않을지 먼저 적어둔 팀이다.